Grote publieksevenementen
Eén platform voor elke vrijwilliger en crewlid
Werving, shifts, check-in en vergoeding op één plek, met een live overzicht van wie waar staat.
Het probleem
De mensen die evenementen mogelijk maken, worden beheerd in aparte tools, spreadsheets en mailinglijsten. Vrijwilligers krijgen verzoeken vanaf allerlei adressen, en een uitschrijving op de ene plek wordt op de andere niet gerespecteerd.
Groepen schrijven meer mensen in dan er effectief komen opdagen, terwijl de vergoeding vaak per ingeschreven persoon wordt uitbetaald. Achteraf kost het uitwerken van de betalingen per event dagen. Op de dag zelf heeft niemand één beeld van wie waar staat.
Het traject
De juiste mensen worden uitgenodigd
NovaVrijwilligers en groepen krijgen één consistent verzoek, op basis van hun voorkeuren en eerdere events.
Inschrijving en shifts
Uw teamVrijwilligers kiezen of bevestigen een shift. Groepscoördinatoren beheren hun eigen leden.
Check-in op de dag zelf
Uw teamVrijwilligers en medewerkers checken ter plaatse in, zodat de aanwezigheid van iedereen bekend is.
Eén live overzicht
Uw systemenEventmanagers zien wie op welke post staat langs het terrein of het parcours, en waar gaten vallen.
Voorstellen voor de manager
NovaDe assistent stelt vervangers en vervolgstappen voor. De manager keurt elk voorstel goed.
Vergoeding op basis van aanwezigheid
Uw teamDe betaling volgt wie er effectief was. Finance controleert het en exporteert het betaalbestand.
De oplossingsrichting van Nova
Eén platform, één overzicht
Vrijwilligers, groepen en betaalde crew delen één basis en één live overzicht, met een duidelijke scheiding van rollen en data.
Een assistent onder controle
Hij ondersteunt de eventmanager van begin tot eind, en niets gaat de deur uit zonder goedkeuring.
Betalingen op basis van echte aanwezigheid
Dagen administratie na het event worden een controle van een voorbereid overzicht.
Data en code die u zelf bezit
Vrijwilligersdata en software blijven bij de organisatie, in plaats van in nóg een licentie.
Geanonimiseerde use case, gebaseerd op een echte opdracht in onze studio. Namen en herkenbare details zijn weggelaten. Het beschrijft een oplossingsrichting, geen gemeten resultaat.
